Welche Formen bieten sich für die Präsentation der Planung an?

Um für Ihre Projektpräsentation die richtige Form zu finden, können Ihnen folgende Fragen helfen:

• Wie viele Personen sind betroffen?
• Welche Kommunikationsform bevorzugen Sie (persönliches Gespräch oder lieber schriftlich)?
• Welche Kommunikationsform bevorzugen die Mieterinnen und Mieter?
• Wie gut kennen Sie sie? Wie ist Ihr Verhältnis zu ihnen?
• Wie stark sollen die betroffenen Personen in die Sanierung miteinbezogen werden?
• Wie hoch ist das Budget für Kommunikationsmassnahmen?
• Steht Ihnen eine Immobilienfachperson oder ein Kommunikationsprofi zur Seite?

Abhängig von den Antworten auf diese Fragen können sich einzelne Präsentationsformen als geeigneter herausstellen als andere oder es kann sich gar zeigen, dass ein Formenmix sinnvoll ist. Im Folgenden werden gängige Präsentationsformen vorgestellt und was es im Umgang mit ihnen zu beachten gilt.

Schriftliche Unterlagen als Grundlage

Ohne schriftliche Unterlagen geht nichts. Seien es Baupläne, Berechnungen von Mietzinserhöhungen oder detaillierte Zeitpläne; sie bilden die Grundlage jeder Kommunikationsform. Je klarer Ihre Unterlagen sind, desto besser werden Sie von Ihren Mieterinnen und Mietern verstanden und desto geringer ist die Gefahr von Fehlinterpretationen und Missverständnissen. Barbara Mühlestein von Casafair (vormals Hausverein) empfiehlt: «Mietrechtlich relevante Punkte sollten in jedem Fall schriftlich festgehalten werden.» Wenn es also um einzuhaltende Termine, Einschränkungen aufgrund von Arbeiten oder die Mietzinsgestaltung geht, sollten entsprechende Informationen durch eine mietrechtlich versierte Fachperson geprüft und mit eingeschriebenem Brief kommuniziert werden, da Sie als Vermieter oder Vermieterin mit diesem Dokument Zusagen machen. Damit bewegen Sie sich auf der sicheren Seite und verfügen über entsprechende Beweismittel, falls später Konflikte auftreten sollten.

Das persönliche Gespräch für kleine Liegenschaften

Ein persönliches Gespräch mit jeder einzelnen Mietpartei kann recht aufwändig sein, deshalb eignet sich diese Form vor allem für kleinere Liegenschaften. Der Vorteil eines persönlichen Gesprächs ist, dass Anliegen und Probleme in einem diskreten Rahmen direkt angesprochen werden können. Auch wenn Sie den Mieterinnen und Mietern ein Mitspracherecht geben möchten, eignen sich solche Gespräche. Das persönliche Gespräch zeugt davon, dass Sie das Informationsbedürfnis der Betroffenen ernst nehmen. Wenn Ihnen ein gutes Verhältnis am Herzen liegt oder wenn Sie mit den Mieterinnen und Mietern unter einem Dach wohnen, lohnt sich diese Form der Kommunikation. Das persönliche Gespräch hat aber auch Nachteile: Es kann zu einem ungleichen Informationsstand unter den verschiedenen Mietparteien führen und damit Gerüchte begünstigen. Zudem kann es ineffizient sein, wenn viele Wohnungen betroffen sind.

Bereiten Sie sich gut auf ein persönliches Gespräch vor und halten Sie die nötigen schriftlichen Unterlagen (siehe oben) bereit. Nach Möglichkeit und je nach Umfang der Sanierung kann es sinnvoll sein, dass auch der Architekt bzw. die Architektin anwesend ist und entweder das gesamte Projekt aus fachlicher Sicht vorstellt oder für bauliche Fragen zur Verfügung steht.

Mehr Informationen zur Vorbereitung eines persönlichen Gesprächs mit Ihren Mieterinnen und Mietern finden Sie hier.

Die Informationsveranstaltung für grosse Liegenschaften

Mit einer Informationsveranstaltung können Sie viele Personen zeitgleich über eine geplante Sanierung informieren. Gegenüber einer rein schriftlichen Information bietet sie den Vorteil, dass Sie gezielt auf Fragen der Teilnehmenden eingehen und Wünsche wie auch Bedenken der Mieterschaft herausfinden können. Allerdings ist der Rahmen weniger persönlich als im direkten Gespräch (siehe oben). Sie eignet sich deshalb besonders für mittlere und grössere Liegenschaften, speziell wenn die Kapazität für persönliche Gespräche fehlt. Bei grösseren Informationsveranstaltungen kann es sich zudem lohnen, die Unterstützung externer Fachpersonen aus den Bereichen Bau, Recht und/oder Kommunikation in Anspruch zu nehmen.

Konkrete Fragen klären mit Workshops

Mit einem Workshop können Sie von Mieterinnen und Mietern Antworten auf konkrete Fragen erhalten. Ein Workshop eignet sich auch, wenn Sie die Mieterschaft z. B. in die Planung eines neuen Aussenbereichs oder von gemeinschaftlichen Räumen miteinbeziehen möchten. Workshops können im Rahmen einer Informationsveranstaltung oder losgelöst davon stattfinden und eignen sich speziell auch für grösseren Liegenschaften.

Online-Informationsplattformen

Informationsplattformen im Internet erleichtern in Projekten die Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Auch bei einer Gebäudesanierung kann eine solche Lösung sinnvoll sein, damit sich Bauherr- und Mieterschaft schnell und unkompliziert austauschen können. Sie bieten einen zentralen Ort, um aktuelle Informationen, Pläne usw. aufzuschalten. Der Bedarf an E-Mails und Briefen reduziert sich. Eine solche Informationsplattformen kann in eine bestehende Website integriert oder als separate Plattform betrieben werden. Für kleinere Liegenschaften ist zum Beispiel auch die Kommunikation über eine WhatsApp-Gruppe möglich, sofern die gesamte Mieterschaft Zugriff darauf hat.