Quelles sont les formes possibles pour la présentation de la planification ?

Les questions suivantes peuvent vous aider à trouver la forme appropriée pour présenter votre projet :

• Combien de locataires sont-ils concernés ?
• Quelle forme de communication privilégiez-vous (entretien personnel ou plutôt par écrit) ?
• Quelle forme de communication privilégient les locataires ?
• Que savez-vous exactement sur les locataires ? Quelles relations entretenez-vous avec eux ?
• Dans quelle mesure les locataires doivent-ils être impliqués ?
• Quel est le budget dont vous disposez pour les mesures de communication ?
• Êtes-vous assisté par un spécialiste de l’immobilier ou un professionnel de la communication ?

En fonction des réponses à ces questions, certaines formes de présentation peuvent se révéler plus appropriées que d’autres ou un mélange de formes peut même s’avérer judicieux. Les formes de présentation courantes, ainsi que ce dont il convient de tenir compte dans leur utilisation, sont exposées ci-après.

Des documents écrits en tant que base

Rien ne va sans documents écrits. Qu’il s’agisse de plans de construction, de calculs de l’augmentation de loyer ou de calendriers détaillés, ils constituent la base de toute forme de communication. Plus vos documents sont clairs, mieux ils seront compris par vos locataires et plus le risque d’erreurs d’interprétation et de malentendus sera réduit. Barbara Mühlestein de Casafair (anciennement HabitatDurable) fait la recommandation suivante : « Les points relevant du droit du bail devraient dans tous les cas être consignés par écrit. » En conséquence, quand il s’agit de délais à respecter, de restrictions à cause des travaux et de la fixation des loyers, les informations correspondantes devraient être vérifiées par un expert en droit du bail et communiquées par une lettre recommandée. En effet, par ce document, vous vous engagez en votre qualité de bailleur et vous assurez de disposer de preuves si des conflits devaient survenir par la suite.

L’entretien personnel pour les petits immeubles

Un entretien personnel avec chacun des locataires peut être très lourd à gérer, c’est pourquoi cette forme convient surtout aux petits immeubles. L’avantage d’un entretien personnel est que les préoccupations et les problèmes peuvent être abordés directement dans un cadre discret. Un tel entretien peut être également adapté si vous désirez donner un droit de regard aux locataires. L’entretien personnel montre que vous prenez au sérieux le besoin d’information de vos locataires. Si vous attachez une grande importance à une bonne relation ou si vous vivez sous le même toit que les locataires, cette forme de présentation est profitable. L’entretien personnel a toutefois aussi des inconvénients : il peut entraîner un niveau d’information inégal des différents locataires et favoriser de ce fait les rumeurs. En outre il peut devenir inefficace dès lors qu’un grand nombre de logements sont concernés.

Préparez-vous vous bien à un entretien personnel et munissez-vous des documents écrits nécessaires (cf. plus haut). Dans la mesure du possible et en fonction de l’ampleur de l’assainissement, il peut être judicieux que l’architecte soit également de la partie et présente l’ensemble du projet d’un point de vue technique ou se tienne à disposition pour les questions d’ordre architectural.

Vous trouverez ici de plus amples informations pour la préparation d’un entretien personnel avec vos locataires.

La séance d’information pour les grands immeubles

Une séance d’information vous permet d’informer un grand nombre de personnes en même temps sur l’assainissement envisagé. À la différence d’une information purement écrite, elle offre l’avantage que vous pouvez répondre de manière ciblée aux questions des participants et de recueillir aussi bien les souhaits que les objections des locataires. Toutefois le cadre est moins personnel qu’un entretien direct (cf. plus haut). Elle convient donc tout particulièrement pour les immeubles de taille moyenne et les grands immeubles, particulièrement quand les ressources manquent pour faire des entretiens personnels. Pour les séances d’information de plus grande ampleur, il peut en outre être intéressant de faire appel au soutien de spécialistes externes dans les domaines du bâtiment, du droit et/ou de la communication.

Clarifier les questions concrètes dans le cadre d’ateliers

Un atelier vous permet d’obtenir de vos locataires des réponses à vos questions concrètes. Un atelier est aussi particulièrement adapté si vous souhaitez, par exemple, impliquer les locataires dans la planification d’un nouvel espace extérieur ou de locaux communs. Les ateliers peuvent se dérouler dans le cadre d’une séance d’information ou séparément et sont particulièrement adaptés aussi aux grands immeubles.

Plateformes d’information en ligne

Les plateformes d’information sur Internet facilitent la communication de tous les participants dans les projets. Une telle solution peut être judicieuse aussi en cas d’assainissement d’un bâtiment afin que le maître d’ouvrage et les locataires puissent échanger rapidement et simplement. Elles offrent un emplacement centralisé où les informations actuelles, les plans, etc. peuvent être mis en ligne. Le besoin d’e-mails et de lettres diminue. Une telle plateforme d’information peut être intégrée dans un site Internet existant ou exploitée comme plateforme séparée. Un groupe WhatsApp peut par exemple aussi remplir cette fonction pour les petits immeubles, pour autant que tous les habitants aient accès à cette solution.