Comunicazione

Quali forme per la presentazione della pianificazione sono possibili?

Volete risanare il vostro immobile dal punto di vista energetico e volete portarne a conoscenza i vostri inquilini e le inquiline, rilevando ove possibile le loro esigenze? Vi mostriamo varie possibilità di informazione circa il risanamento in programma.

Per trovare la forma giusta per la presentazione del vostro progetto possono esservi di aiuto le seguenti domande:

  • Quanti sono gli inquilini e le inquiline interessati dagli interventi?
  • Quale forma di comunicazione preferite (colloquio di persona o comunicazione scritta)?
  • Quale forma di comunicazione preferiscono gli inquilini e le inquiline?
  • Quanto conoscete bene gli inquilini e le inquiline? Com’è il vostro rapporto con loro?
  • In che misura gli inquilini e le inquiline devono essere coinvolti nel risanamento?
  • A quanto ammonta il budget per gli interventi di comunicazione?
  • C’è al vostro fianco un/a tecnico/a immobiliare o un/a professionista della comunicazione?

In base alle risposte a queste domande, alcune forme di presentazione si possono rivelare più adatte di altre o può addirittura emergere l’utilità di una forma di presentazione mista. Qui di seguito sono presentate le forme di presentazione più comuni e viene illustrato a che cosa occorra prestare attenzione nel gestirle.

 

Documentazione scritta come base

Senza documentazione scritta, la comunicazione non può funzionare. Che si tratti di planimetrie, di calcoli di aumenti del canone di affitto o di tempistiche dettagliate, la documentazione scritta costituisce la base di ogni forma di comunicazione. Quanto più chiara è la vostra documentazione, tanto meglio sarete capiti dai vostri inquilini e inquiline e tanto minore sarà il pericolo di interpretazioni sbagliate e fraintendimenti. Barbara Mühlestein di Casafair (ex Hausverein) consiglia: «I punti rilevanti dal punto di vista del diritto delle locazioni dovranno essere in ogni caso fissati per iscritto.» Quando si tratta dunque di scadenze da rispettare, di limitazioni dovute ai lavori o di determinazione del canone di affitto, le relative informazioni andranno comunicate a mezzo lettera raccomandata previa la loro verifica da parte di una persona in possesso di specializzazione in materia di diritto di locazione, poiché voi, in qualità di locatori/trici, state facendo delle promesse con questo documento. In questo modo vi mettete al sicuro e disponete di adeguati strumenti di prova qualora dovessero insorgere in seguito dei conflitti.

 

Il colloquio di persona per piccoli immobili

Un colloquio di persona con ogni singolo/a inquilino/a può essere davvero faticoso, perciò questa forma è adatta soprattutto per gli immobili di piccole dimensioni. Il vantaggio di un colloquio di persona è che le esigenze e i problemi si possono affrontare direttamente, in un contesto discreto. Anche quando volete dare agli inquilini e alle inquiline il diritto di essere interpellati, i colloqui di questo tipo sono appropriati. Il colloquio personale testimonia che voi prendete molto sul serio il bisogno di informazioni degli inquilini e delle inquiline. Se vi sta a cuore mantenere buoni rapporti o se abitate sotto lo stesso tetto degli inquilini e delle inquiline, vale la pena di ricorrere a questa forma di comunicazione. Ma il colloquio personale ha anche degli svantaggi: può portare a un livello di informazione disomogeneo tra i vari inquilini e inquiline e favorire pertanto le dicerie. Inoltre può diventare inefficace se riguarda molte abitazioni.

 

Preparatevi bene a un colloquio personale e tenete a portata di mano la necessaria documentazione scritta (vedere sopra). Secondo possibilità e in base all’entità del risanamento può essere sensato che sia presente anche l’architetto o l’architetta, che presenterà l’intero progetto dal punto di vista tecnico o sarà a disposizione per le domande relative alle opere edilizie.

 

Qui trovate maggiori informazioni sulla preparazione di un colloquio personale con i vostri inquilini e le inquiline.

 

L’evento informativo per grandi immobili

Con un evento informativo potete informare molte persone contemporaneamente riguardo a un risanamento in programma. Rispetto a un’informazione soltanto scritta, l’evento offre il vantaggio che voi potete affrontare in modo mirato le domande dei / delle partecipanti e scovare desideri nonché perplessità degli inquilini e delle inquiline. Il contesto è tuttavia meno personale rispetto al colloquio di persona (vedere sopra). Pertanto è adatto in particolare per immobili di medie e grandi dimensioni, in particolare quando non è possibile portare a termine i colloqui di persona. Per gli eventi informativi piuttosto grandi, può inoltre valere la pena di ricorrere al supporto di specialisti e specialiste esterni in ambito edilizio, giuridico e/o della comunicazione.

 

Chiarire le domande concrete con i workshop

Con un workshop potete ottenere dagli inquilini e dalle inquiline risposte a domande concrete. Un workshop è appropriato anche quando volete coinvolgere gli inquilini e le inquiline per es. nella progettazione di una nuova area esterna o di spazi comuni. I workshop possono svolgersi nell’ambito di un evento informativo o a prescindere da esso e sono adatti in particolare anche per immobili piuttosto grandi.

 

Piattaforme di informazione online

Le piattaforme di informazione su Internet facilitano nei progetti la comunicazione tra tutti i soggetti coinvolti. Anche nel caso del risanamento di un edificio può essere sensata una soluzione di questo tipo, per far sì che committenti e inquilini/e possano confrontarsi rapidamente e senza complicazioni. Esse offrono un luogo di riferimento per pubblicare informazioni aggiornate, planimetrie, ecc. La necessità di mail e lettere si riduce. Una tale piattaforma di informazione può essere integrata in un sito web già esistente oppure essere gestita come piattaforma separata. Per gli immobili piuttosto piccoli, per esempio, è possibile anche la comunicazione tramite un gruppo WhatsApp, qualora tutti gli inquilini e le inquiline abbiano la possibilità di accedervi.